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【仕事効率化】「PDCAサイクルの意味と考え方の例」まとめ

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こんにちは!

4月に入り、少しずつ会社で研修が始まる時期かと思います。

そんなとき、必ず『PDCA』という言葉を聞きます。『PDCA』もしくは『PDCAサイクル』とはどのようなものなのでしょうか。今回はPDCAサイクルの基礎知識をご紹介します。

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そもそも『PDCA』って何?

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『PDCA』とは「Plan」「Do」「Check」「Action」の略になります。

このPDCAは、欧米で導入されたマネジメントの概念になり、仮設・検証型プロセスを循環させて、マネジメントの品質を高めようというものです。

もともと、生産・業務プロセスの中で改良や改善を必要とする部分を特定・変更できるようにするために提唱されたモデルです。

このPDCAを回すことにより、仕事をどのような過程で行うことが、効率のよい業務となるか明確化します。そしてこれにより、業務の効率や生産の品費が向上するとされています。

簡単に言うと…

P:よし!これをやるために計画をたてよう。

D:やってみるぞ!

C:できたこと、できなかったことをチェックしよう

A:次はこうしよう!

では一つ一つ詳しくみていきましょう。

1.Plan(計画)

目標を設定し、実行計画を立てます。そのために何をするのか仮説を立てて具体的な行動計画に落とし込むことが大切です。この段階で必ず目標を数値化して設定しておくことです。

なぜそのような目標を立てるのか、なぜそのような実行計画を立てるのか、自らの仮説に沿った論理的な計画であることを心がけます。

「5W1H(=What/Who/Why/When/Where/How)」が基本になります。

2.Do(実行)

計画に沿って、業務を行います。ただ業務を行うだけでなく、定期的に状況をチェックし、進捗状況を確認していきます。また、組織構造と役割を決めて人員を配置し、組織構成員の動機づけを図りながら、具体的な行動を指揮・命令します。

3.Check(評価)

計画にそって実行されているか、内容の検証を行います。もし目標が達成されていない場合は、要因分析をPlan(計画)もしくはDo(実行)から見直します。

4.Action(改善)

Check(評価)によって発見された改善すべき点を受け、今後どのような対策や改善を行っていくべきか検討します。この時に、次のP(計画)を意識して見直しを行うことが大切です。一連のサイクルが終わったら、反省点を踏まえて再計画へのプロセスへ入り、新たなPDCAサイクルを進めます。

もし、PDCAがうまく回らなかった場合は以下のようなことが考えられます。

PDCAがうまく回らない場合の問題

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 1.PlanDoの繰り返しになっていないか

結果を分析して、P(計画)に移るのではなく、願望で計画を立ててDoします。その結果は期待と乖離している状態だった場合、その差を埋めるための施策を自らの経験から思いつき、それを実行に移すのです。要するに、単なる作戦の変更になっていないか、注意が必要です。

2.改善を急ぎすぎる

D(実行)を行い、C(評価)に十分な時間が取れずにP(計画)がしっかり立てられないことがあります。成果を急ぎすぎるあまりに、PDCAをしっかり回すことができなくなります、

3.計画倒れしてしまう

C(評価)とP(計画)に時間を費やしてしまい、実行に移すことなく終わってしまうことがあります。P(計画)だけ繰り返され、本当に正しいものを突き止めるより先に、市場が変化してしまうこともあるのです。

大切なのはすべてにおいてバランスよく、PDCAを回すことです。

PDCAを回すコツ

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1.目的・目標の設定を明確にしよう

自分たちが何のために行動しているのか、目標を見失わないように目的と目標を明確にしよう

2.定期的にチェックを行おう

定期的に状況を把握し、進捗状況を確認します。重要なのは、確認するだけではなく、次の改善案を出すように意識つけます。

3.記録しよう

進捗状況や結果を記録しておくことで、変化に対してその要因を具体的に分析できます。

また、サイクルを回すうえで前回PDCAの結果からどのような影響をもたらしたかが常にわかるようにしておくことがとても重要です。

例を挙げてみます。

<営業の場合>

Plan(計画)

4月の獲得目標は、10件にしよう。先月は8件だったし、先輩からのアドバイスをもとに考えた。そのためにまず、テレアポ1000件行いこれを1週間で行おう。しかし、私はテレアポが苦手なので、常に先輩のトーク内容を聞いて改善を繰り返していこう。

Do(実行)

まずはテレアポを1000件やろう。その後アポを取って営業だ。

Check(評価)

4月は着地7件だった。テレアポが中途半端に終わり、営業も中途半端だったと思う。目標数字が大きすぎたのかもしれない。

Action(改善)

目標8件にし、テレアポの数を1500に増やそう。

この他にも、「Webアクセスを伸ばすためにPDCA」や「顧客獲得のPDCA」等さまざまな場合で適用できます。

このPDCAを通して、計画を立て実行し、結果を評価して改善を行う、これを繰り返し次のステップへとつなげ段階的に業務効率を向上させていきましょう。

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