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バーチャルオフィスを利用する前に知っておくべきメリット・デメリット

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バーチャルオフィスは起業家にとても人気です。

多くのメリットが魅力的ですが、一方で知っておくべきデメリットもあります。

あなたがバーチャルオフィスを利用するならば、あらかじめメリット・デメリットを知っておく必要があります。

あなたがフリーランスとして活躍するためにぜひ参考にしてください。

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バーチャルオフィスとは

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実際に事務所を構えることなく、ビジネスに必要なサービスを受けることができるのがバーチャルオフィスです。

実際に入居するわけではなく、住所や電話番号を借りることができ、起業ができます。

そんため少ない経費で起業することができ、ビジネスを始めやすい環境を得ることができるサービスです。

バーチャルオフィスのメリット

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コストをかけずに起業できる

実際にオフィスを構える際にかかる費用(敷礼金・前家など)や電話やネットをひいたり、デスクなどオフィス家具を用意する必要がないため、初期コストを抑えることができ、起業しやすくなります。約50万〜100万円ほど削減できる計算になります。

またバーチャルオフィスのサービス自体も価格が安いので、月々の経費も抑えることが可能です。

業務開始までが早い

新たにオフィスを探す時間や、オフィスの内装、設備準備をする時間がまるまる必要なくなります。バーチャルオフィスではすでに、ビジネスを始める必要最低限の準備が整っているため業務開始までのスピードが速くなります。

オフィスの準備に約一ヶ月かかってしまっても、バーチャルオフィスであれば一週間あれば十分です(審査期間)。

バーチャルオフィスのサービス

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それではバーチャルオフィスの具体的なメリットになる、サービスをご紹介します。

①. 住所を提供してもらえる

自宅の住所を世に広めたくない人にとってはメリットになります。

例えば、自宅を登記場所にすると営業が訪ねてきたりプライバシーに関わることがあります。

また、自宅がマンションの場合、管理規約上または賃貸借契約書で、部屋の事業利用が禁止されてているところが多いので、自宅を登記場所にできない場合があります。

そのような例が当てはまるのであれば、バーチャルオフィスから住所提供のサービスが最適です。

②. 会社の所在地を一等地におくことができる

ビジネスにおいて、会社の所在地は信用を得る理由の一つとなります。

多くのバーチャルオフィスは都心の一等地にあるため、住所を提供してもらうと会社の所在地を一等地にすることができます。

起業当初は営業先やお客様からの信用がないので、信用を得る一つの方法とすることができます。

③. 電話番号を提供してもらえる

ビジネス用の電話番号を貸してもらうことができます。こちらも住所の提供と同様に、プライバシーを守ることができます。

貸し出された電話番号にかかってきた電話は個人の携帯電話に転送されるので安心です。

また、提供元によっては電話代用サービスがあるところがあります。

これは電話に出ることができない時に、あなたの代わりに、あなた会社名で電話を受けてくれるサービスです。もちろん電話の転送もしてくれますし、あらかじめ設定しておいたメールアドレスに誰から電話があったのかなどを知らせるメールが届きます。

つまり、「受付」をおくことができます。受付をおくことで、お客様から見て信頼性がアップします。

④. 郵便物を転送してくれる

バーチャルオフィスに届いた郵便物を指定の住所に転送してくれるサービスです。

またバーチャルオフィスに、保管してもらい自分で取りに行くこともできます。

⑤. 会議室の貸し出し、オフィススペースの提供

バーチャルオフィスによって大きさは異なりますが、会議室やオフィススペースを借りることができます。

オフィスを実際に構えないことによって、会議やミーティングはカフェなどになりがちなため経費がかさみます。また自宅で人を呼んで仕事をしたくない方にも、便利なサービスになります。

注意点としては、借りるためには別料金の支払いや事前予約が必要になるのがほとんどなので、契約時に確認しておきましょう。

バーチャルオフィスのデメリット

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バーチャルオフィスには以下のようなデメリットがあります。

①. 法人銀行口座の開設が難しい

近年、詐欺などで悪用された口座がバーチャルオフィスで登記されたものが多かったことで、バーチャルオフィスでの法人口座解説が難しくなっています。これは大きなデメリットといえるでしょう。

もちろん絶対に口座開設ができないというわけではなく、しっかり必要書類(試算表など)を提出したり、事業内容を説明すれば審査後、開設できます。

(審査内容)

・事業実績

・代表の信用性

・オフィスに所在して事業をしているか

・事業が役所の認可を受けているかどうか

また、バーチャルオフィスの運営会社も対策として、銀行を紹介してくれることもあります。バーチャルオフィス側の契約時に確認するか、バーチャルオフィスと契約をする前にあらかじめ金融機関側に相談しましょう。

②. 許認可を取得できない

業種によっては許認可が得られない場合があります。不動産業や派遣業などがこれにあたります。設立する会社の業種がバーチャルオフィスでも許認可が取れるか調べておきましょう。

③. 社会保険、雇用保険の申請

社会保険や雇用保険の申請時にバーチャルオフィスでは、新規適用手続きを受け付けてもらえない可能性があります。

これはバーチャルオフィスが所在地としていると、事業としての実体がないとみなされることがあるからです。

事前の相談が必要になります。

④. 創業融資の審査が通りにくい

これは場合によりますが、自治体の創業融資を受ける際の審査が通過しないことがあります。

これも事業としての実体がないとみなされることが主な理由ですが、バーチャルオフィスで登記しても支援融資を受けることは不可能ではありません。対象を満たしていれば受けることができる可能があるため、事前に調べましょう。

まとめ

バーチャルオフィスはメリットとデメリットはありますが、デメリット自体事前の確認や準備次第では、何の問題にもならないことがあります。

逆に確認や準備を怠ってしまうと契約後に、余計なコストや時間を使わなければならなくなります。

また、運営会社もたくさんあるため、サービスの質やあなたの事業にとって必要な設備が整っているのかなど、契約前にしっかり確認しましょう。

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