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仕事の生産性を上げるためには、仕事を分解して作業すべき

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僕が社会人になってからよく聞く言葉ですが、「仕事の生産性が高い」とはどのような意味なのかをご存知でしょうか?

「仕事の出来る人」=「仕事の生産性が高い人」となるわけなのですが、どのようにして仕事の生産性を上げているのかというところに、疑問を感じる方が多いと思います。

「仕事の生産性が高い人」が頭の中で考えている中身を見ていきたいと思います。

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仕事は分解して作業すべき

仕事を分解するという考えかた

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あなたが何かに取り組むためには、まず目標を設定するかと思います。

そのゴールに向かって進んでいくわけですが、ただ進むだけではなく、作業を分解してから進めましょう。

分解すれば色々なことが見えてきます。まず一定の流れを区切ることで、それぞれ分解した作業に時間を割り振ることができます。そうすると、全体でかかる時間の目安がわかりやすくなります。

次に全体でかかる時間がわかれば、その中で一番時間のかかる作業をピックアップし、その作業を中心に段取りを組み立てましょう。

最後に作業の段取りを決めます。もうすでに分解されたタスクと一番時間がかかる作業が明確になっているため、目標に向けて細かなスケジュール設定ができるようになります。

この流れを常に意識することによって、業務効率がかなりアップします。

仕事を分解して作業をするメリット

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仕事が回ってきた時に、「仕事の生産性が高い人」は頭の中で、仕事を分解して考えています。

仕事を分解して行うことで、何から手をつけるべきなのかを明確にしています。

仕事を分解することで、このようなメリットがあります。

  1. 仕事の作業スピードが上がる
  2. リスクヘッジを考えることができる
  3. 効率よく仕事ができる

1.に関しては、仕事を分解することによって、一つ一つの作業内容が軽くなります。そうすると、一度に流れで全ての作業をこなすのではなく、一つずつの作業を順番に片付けていくことができます。また作業ごとに優先すべき処理が明確になりスピーディーな仕事ができます。

2.に関して、仕事を分解して作業を始めると、細かな部分でのリスクヘッジを考えることができます。仕事を分解することによってその作業に対する目標も一つずつできます。その小さな目標まで「どこまで進んだか」、「順番か、そうでないのか」とつかみやすくなります。さらに作業の抜け漏れも見つけやすくなり、リスクヘッジができます。

3に関して、仕事を分解するということは、目標からの逆算になります。

目標から逆算することで、いま自分が何をすべきなのか、優先事項が明確になります。優先事項がわかれば回り道することなく、効率よく目標に向かった作業をすることができます。

仕事を分解すると効率がよくなる3つの例

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仕事を分解することで、その仕事の道筋が明確になり、作業効率があがります。それでは幾つか例をあげてみます。

スケジュールが安定しない作業を明確

あなたの目標までの道筋に「他の人への依頼」「材料の注文」などが必要な作業があるとします。

例えば、他社に依頼した材料がなければ作業が進められない、部下に頼んでおいたデータがないと資料が作れないといった場合、他者への依頼、部下へのデータ依頼は他の分解された作業よりも優先すべきことだというのがわかります。

もし作業を分解していなかった場合、部下のデータ待ちで前へ進められないという非効率な事態になりかねません。

一括できるところはまとめる

作業を分解すると、似たような作業が明確になることがあります。

たとえば「上司に承認を得なければいけないこと」が3つあった場合、一回の話で3つ全てを話す方が効率的なのはわかっています。

分解できていないと何度も上司に承認をもらいに行かなければなりません。それでは非効率です。

スケジュール組みやすい

やらなければいけない作業が重複しているときに作業を分解することは、大きな効率化をもたらします。

想像してみてください、1ヶ月をメドとした作業と、2週間をメドとした作業があったとして、効率よく両方こなすにはどうすれば良いでしょうか?

もちろん2つの作業を分解しましょう。分解した作業をパズルのように組み立てて下さい。

◯◯日の午前中は作業Aのこの作業、午後は作業Bの作業と細かくスケジュール管理ができます。

どうしても2つの作業を起用に1からこなすのは難しいと思います。だからこそ作業を分解して一つずつを簡単にし、順々にこなしていきましょう

まとめ

仕事を分解することによって、どう仕事が効率化するのかをがしていることを簡単にまとめると

  1. 頭の中を整理
  2. 仕事に優先順位をつける

ただ、これだけで、仕事の生産性を高めています。

ですが、多くのビジネスマンが目の前の膨大な作業量に追われ、頭の中を整理し、その作業を分解することを怠っています。

目標を達成させるなら、しっかりとした道筋をたて作業を分解することが一番重要な項目になります。

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