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話かけられやすい上司になる4つのコツ

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部下からの報告・連絡・相談(以下ほうれんそう)が遅くイライラしてしまったことは誰しもがあると思います。

その原因は、部下がほうれんそうをないがしろにしているからでしょうか?

部下が報告すればマズイことずっと隠していたからでしょうか?

もしかすると、ほうれんそうが遅い理由はあなたが忙しそうにしているからだと思います。

部下は常にあなたに話かけるタイミングをうかがっていたのに、話かけさせる隙を作らなかったことはないですか?

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上司は常に暇そうにしなければならない

報告・連絡・相談がしづらい

忙しそうにしている上司を見ると、部下からすれば声をかけづらいものです。

ちょっとした報告や、相談は上司の手が空いている時間に、と後回しになってしまいます。

組織として重要な”ほうれんそう”が後回しになればなるほど、会社にとって不利益が生じます。

もっと早く相談してもらえれば、改善できたのに。と後から後悔してもどうしようもありません。

常に部下が話しかけられるような体制をつくってあげてください。

部下が終業しにくい

上司よりも早く帰りづらいと思うのが部下です。定時になっても上司が立ち上がらないのでは、部下も帰ることができません。

それでは、部下のプライベートな時間を奪うことになり、従業員満足度が下がるのは目に見えています。

飲み会の時間が仕事の話だらけになる

いつも社内で忙しそうにしているなら、社外で話しかけるしかありません。

そうなると飲み会の時間をほうれんそうの時間に費やすことになります。せっかくの会社の飲み会ですから、仕事のことは忘れて親睦を深めたいと思っているのはあなたも同じです。

ですが、部下は仕方なくこの時間を狙って仕事の話をしてきます。

「こんなタイミングで仕事の話はやめてほしい」と思うかもしれませんが、その原因をつくっているのはあなたが日頃暇そうにしていないからです。

自分の首をしめる

部下はあなたに話かけるタイミングを常に狙っています。

たとえば、トイレに立ったり、帰りの時間が同じになった時などです。

ですが、そのタイミングの回数が少ないほど、1度に聞く部下のほうれんそうが多くなります。

日頃からこまめに、部下の連絡内容を吸い上げていないと思わぬタスクがさらに降りかかることがあり、あなたの仕事がさらに増える恐れがあります。

話かけられやすい環境を作る

以上のような事態に陥らないようにするためにも、常に部下が話かけやすい環境を整えてあげる必要があります。

ほうれんそう時間をつくる

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どれだけ忙しくても、ほうれんそうする時間を作りましょう。

たとえば

・昼食は毎日違う部下と食事に行く
・昼休憩後10分間をほうれんそう時間にする
・コーヒーを入れてもらうなどして、きっかけを作る

などがよいかと思います。

あなたから、話かけてもいい時間を作ることで部下はより話かけやすくなります。

部下に話かけるタイミングをうかがわせるのではなく、自分から聞きにいく姿勢をとりましょう。

日頃からコミュニケーションをとる

people-office-group-team-large日頃からコミュニケーションがとれていれば、わざわざ時間を取らなくても少々強引でも話かけてくれます。それくらいの信頼関係がある方がむしろ自然と言えるのではないでしょうか?

もちろんいくらあなたが忙しくても、邪険な扱いは禁物です。あなたに話かけるために部下はタイミングを見計らい、勇気を持って話かけてきています。そこであなたが、険しい表情や、邪険な対応をしてしまえばより部下が話かえけてくれなくなります。

スペースを活用する

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社内にはそれぞれスペースがあると思います。

たとえば、喫煙所です。あなたがもしタバコを吸わない方でも時には喫煙所を訪れてみましょう。喫煙所は会社の中でも特異な空間です。

タバコを吸う=休憩している社員が多くいることから、雑談の流れらかほうれんそうされることが多々あります。

タバコを吸われる方ならピンとくるかもしれません。あなたがタバコを吸うタイミングは部下が喫煙所に入ったときを狙いましょう。

男性ならトイレも活用できます。

トイレは密室空間で静かなので話かけやすい空間です。トイレで長話をすることはないかと思いますが、話のきっかけが生まれる場所ではあります。

一日一回はひとりだけになる時間を作る

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ひとりになっていると話かけられやすくなります。

またほうれんそう以外の相談事もこのタイミングにされることが多いです。

自分から一人になる時間を意図的に作ることで、隙をつくることができます。

まとめ

いかがでしたか?

日頃から部下は忙しくしているあなたに気を使って、ほうれんそうがしづらいと思っています。

そのことを常に頭に入れて、部下がほうれんそうしやすい時間を作ってあげるのも上司としての仕事なのではないでしょうか?

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