名刺交換はビジネスマンの初顔合わせの時に必ず行うことです。
どんな場面でも第一印象は大切ですので、名刺交換のマナーは当たり前に知っておくべきことです。
名刺を交換するだけなので特に難しことではありませんが、その簡単なことが、できるのとできないのでは大きな差が生まれます。
さらに名刺には、企業名、名前、役職などが記載されている自分の「顔」のようなものです。だからこそ、その渡し方を知っておかないと大恥をかくことになります。
社会に出て名刺交換を幾度となくしてきた方も、間違ったマナーを体に染み込ませていることがあります。このタイミングで一度、あなたの名刺交換のマナーを確認していただければと思います。
印象が良い名刺交換マナー
1.名刺を準備する
あらかじめ名刺入れを手にもって準備します。もちろんすぐに出せるように名刺を渡せるように名刺入れから取り出して準備しておきましょう。
名刺の持つ時は胸の位置で持ちます。複数の相手と交換する場合は、毎回名刺入れから名刺を取り出すのではなく、あらかじめ人数分取り出しておき名刺入れのフタや下に置いておきましょう。
2.名刺交換の順序 「訪問者→目上の方」の順で渡す
まずは「目下の者」から名乗るのが基本です。
この時の目下の者とは「お金をいただく」側だと思ってください。逆に目上の者は「お金を払う」側です。
営業を周っている方は、ほとんど先に渡すことが多いと思います。
営業以外の時は、地位が低い方や訪問者の方が先に渡します。
複数で名刺交換する場合
目上の人から順に名刺交換を始めます。
例えば、営業部長とあなたで営業訪問したとします。そして商談相手も２人だとしましょう。
・あなた、営業部長
・担当者、担当者上司
この場合、まず営業側（あなたと営業部長）から先に渡すのは上記の通りですが、ここでの順序は、
１.営業部長と担当者上司が交換
２.営業部長と担当者
３.あなたと担当者上司
４.あなたと担当者
となります。
3.名刺の差し出し方
名刺入れを両手の中指と薬指で挟み、親指と人差指で自分の名刺を持ちましょう。
名刺を差し出す際は「◯◯社の△△部の××です」と社名と名前を名乗り、「どうぞよろしくお願い申し上げます」と付け加えると印象が良くなります。
また名乗る時はできる限りゆっくり伝える方が、相手に覚えてもらいやすいです。あとは、名刺に目を落とす方が大変多いですが、相手の目を見ながら渡す方が印象はいいです。
４.名刺の受け取り方
名刺入れを両手の中指と薬指で挟み、親指と人差指で相のの名刺を持ちましょう。
名刺を受け取る際は必ず「頂戴いたします」と言いながら、両手で受け取りましょう。
その際の注意点として相手の会社のロゴや氏名などに自分の指がかからないようにしましょう。
受け取ったらそのまま胸の高さより下に降ろさずに持ちましょう。
その後「◯◯様ですね」と復唱し確認しましょう。
受け取った名刺はすぐに名刺入れにしまわず、軽く名刺を見る方が好印象です。
名刺を同時に交換する場合
最近では名刺を同時に交換することが、多くなっている傾向にあります。
これは”先に名刺を受け取ると相手を目下と思っているとみなされてしまう”という懸念からです。
その場合の交換方法は、
1.自分の名刺を右手で差し出し、相手の名刺入れに乗せる
2.左手で相手の名刺を自分の名刺入れの上に乗せて受け取る
3.相手が自分の名刺を持ったら、右手を相手の名刺に添える
4.その後自分のもとに引き寄せる
という順序になります。
慣れていないと、上手に手を動かすことができないので社内で練習しておくのがいいでしょう。
複数の名刺を交換する場合
複数の名刺をいただいた際に、一人ひとりからいただく際の所作は変わりませんが、いただいた名刺の置き場所に困るかと思います。
その際は先にいただいた名刺は名刺入れのフタや下に移動させましょう。くれぐれも名刺を重ねて置くことはしないようにしましょう。
5.名刺の並べ方
受け取った名刺は１対１の場合は名刺入れの上に乗せておき、椅子に座った際に自分の左斜め前に名刺を置きます。テーブルの上には直接おくのはやめましょう。
複数人と名刺交換した場合は、名刺入れの上には相手の一番役職の高い方の名刺を置きます。
他の名刺は相手の着座順に並べましょう。
交換する人数が多い場合は、すべての名刺を役職順に関わらず座席順でテーブルに並べても失礼にはあたりません。
6.名刺をしまう
名刺をしまうタイミングは特に決まりはありません。
帰り際に資料などと同時にしまうこともあれば、テーブルの上がいっぱいになった際にしまってもいいですが、必ず一礼はしましょう。
タイミングがなかなかつかめない時は、周りの雰囲気でしまってください。ただ一人だけ先にしまうことは失礼にあたるので注意してください。
7.名刺の管理方法
もちろん名刺は大切に保管してください。
最近では名刺管理できるアプリやツールがあるので、そちらで管理するのも便利です。
また名刺にはたくさんの情報が書かれている、個人情報なので必要なくなった名刺は、そのままゴミ箱に捨てるのではなく必ずシュレッダーにかけるようにしてください。
名刺交換で気をつけること
前述したものも含め名刺交換の際に気をつけておきたいポイントのまとめです。
・（あなたが目下の場合）相手が差し出した名刺の高さより、低い位置で名刺を差し出す。
・目上の人より先に名刺をもらってはいけない。
・名刺はテーブル越しに渡さない。渡しやすい場所に移動してからわたす。
・名前やロゴに指がかからないように持つ
・名刺は名刺入れから出してわたす。直接ポケットや財布からは出さない。
・もらった名刺にメモなどを書いてはいけない。
・汚れいたり、折れ曲がった名刺は渡さない。
・名刺は相手の名刺入れに向けて渡す。（相手が読みやすい方向）
・いただいた名刺はすぐにしまわず、名刺入れの上に置いて自分の左側に置く。
・名刺は個人情報なので管理はしっかりする
以上が大まかな項目になります。どれもビジネスマナー上失礼にあたる内容となっています。
まとめ
名刺交換で正しいマナーができているかどうかは、初対面の印象を左右する大きな要因となります。またビジネスにおいての印象は、今後の取引に関わります。
逆に最近の名刺交換の現場で完璧な名刺交換をしているビジネスマンが少なくなってきているのも事実です。だからこそ、しっかりした名刺交換マナーを身につけることによって、デキるビジネスとして周りと差がつきます。
名刺交換マナーは少しの練習で大きな効果が得られるビジネスマンにとっての必須項目です。
ビジネスマナーの”いろは”の”い”の部分なのでしっかり身につけておきましょう。