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会社説明会で企業側が必要な準備まとめ

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説明会をスムーズに進めるための人員や必要な機器が取り揃っていなければ、新卒者から見てもいい会社説明会になりません。

参加者にとって、会社説明会は会社との初対面になります。初対面の印象が今後を左右するということはビジネスマンならもちろん知っているかと思います。

それでは、会社説明会では何が必要なのでしょうか?

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資料作成・タイムスケジュールを組む

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まず会社を知ってもらうための説明資料を製作しなければなりません。

基本的にはパワーポイントを使って製作しましょう。その際気をつけたいのは3つです。

①スライドの数は10枚程度まで

②文字は少なくシンプルに

③話の流れは大きいものから小さくしていく(企業説明→事業説明→仕事説明 など)

この3つを意識したうえで、「従業員満足度」や「入社後の教育体制」、「製品(サービス)の強み」など、おおよそ質問されるであろう内容をわかりやすくまとめましょう。

タイムスケジュールは、余裕のある組み方をしましょう。

企業側からの説明が終わると質疑応答の時間になります。質問が多くなればその分時間が押すため、他の新卒者に迷惑になったり、気を使って積極的な質問がでなくなります。

会社のことを知ってもらうため、参加者が興味を持ってくれた事柄を質問する時間はとても貴重です。

会社説明担当者が話しすぎて、質疑応答時間が減ったなんてことがないように、タイムスケジュールはしっかり組みましょう。

スタッフの用意

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会社説明会をする上でスタッフを適所に配置しなくては、スムーズに説明会が行われないのももちろん、参加者に混乱を招いてしまうことすらあります。

そこで必要な役割を一度確認してみましょう。

役割

・司会

・運営統括

・受付

・誘導

・タイムキーパー

・照明

・音響

・カメラ

照明、音響、カメラに関しては規模の大きな会社説明会で必要な役割となりますが、そこまでの規模がない、もしくは社内で行う場合は特に必要ありません。

逆に、司会、運営統括、受付、誘導、タイムキーパーはしっかり決めておくことで、スムーズに運営ができるでしょう。

それでは特に重要な役割の担当者がどういった動きをすべきなのでしょうか?

司会

説明会でもっとも重要な役割になります。臨機応変な対応が求められるので、誰でもいいというわけではなくしっかりと適任を見つけましょう。

進行の他にも、急な質問が飛んできたりするなど、直接参加者とやりとりする機会が多いので、コミュニケーションがしっかりとれる人が適任です。

説明を受ける側はダラダラと、話を進められても頭に入りません。時折ユーモアのある発言をしたり、場を盛り上げたり、緊張感をもたせたりと場をコントロールできることが重要になります。

運営統括

本番までの説明会の準備や、会社説明会本番、後片付けの責任を負う役割になります。

分散された役割を1つにまとめるため、不測の事態時の判断やリハーサルで全体の動きを総合的に判断し、最適な動きを指示します。

会社説明会の全てを把握する必要があり、統率力のある人が適任になります。

また全ての問題を解決するため、判断力と決断力がある社員が担当すべき役割でもあります。

受付

参加者が一番初めに出会う会社の人間が受付になります。受付の第一印象が悪いと参加者からの会社の評価も変わってきます。笑顔で明るく迎えてあげることがとても重要です。

受付は基本的に出入り口に設置することが多いので、出入りする参加者から会場のトイレの場所や喫煙所など質問が多くされる場所になります。ですので、会場内の地図は把握しておく必要があります。

また、出席確認など個人情報を扱う担当になるので、取り扱いは慎重にしなければなりません。

誘導

会場の外に誘導看板を持ち、案内する担当が一人いるだけで参加者にとってとても助かります。特に場所がわかりにくい会場では、2人いても問題ありません。特に最寄りの駅に一人置いておくのが効果的です。

タイムキーパー

スムーズな進行のために時間を常に意識してする必要があります。

時間に追われてしまえば、十分な説明が参加者にできなかったり、参加者が聞きたいことに答えられないなどの問題がでてきます。

また、参加者の中にはあなたの会社の説明会後に他社の説明会にも行かれる方もいると思うので、そこにも考慮してあげましょう。

司会者と連携をとり、進行をコントロールする役割になります。

以上の役割をおくことでスムーズな会社説明会ができます。

また人数ですが、参加者50名で4〜5名、100名で7〜8名ほどと考えてください。状況によって役割を兼任できることもあるので、一度シュミレーションしてみてください。

会場での準備

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会場で必要なものの一覧となります。

・スクリーン

・ノートパソコン

・マイク

・机

・プロジェクター

・レーザーポインター

・カメラ(必要であれば)

などが会場に手配しなければならないものになります。(パワーポイント使う場合)

会社にそういった設備がない場合、レンタルすることが可能です。

その他準備するもの

会場で設置するもの意外にも、事前に用意すべきものがありますので確認してください。

・会社説明会資料

・エントリーシート(新卒採用の場合)

・出席簿

・名札(人数が多い場合)

この他にも、先輩社員に出席してもらい質疑応答の際に出てもらうと、参加者の満足度があがります。

また経営者の方も同様で、司会者が話す言葉と経営者が話す言葉では、参加者の受け取り方が違いますので、会社のビジョンなど大切で参加者に特に知ってもらいたい項目で話してもらうのも全体の締まりがでます。

さいごに

会社説明会では、「もてなす心」が必要です。会社説明会に参加してくれた人の中にはあなたの会社に興味があって、一緒に働きたいと思ってくれている人がいます。

また会社にとって重要な人材として活躍する仲間を手厚く扱うのは当たり前のことです。

参加者に感謝の気持ちを持つことで、会社説明会一つをとっても万全の準備ができることでしょう。

そしてリハーサルは必ずすべきです。リハーサルをすることによって必要な物準備が足りていないものが明確になります。また時間の割り当てなど、やってみないとわからないことも多くあります。本番で大きなミスをしないよう繰り返しリハーサルすることが大切です。

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