仕事の生産性を上げるためには、仕事を分解して作業すべき

僕が社会人になってからよく聞く言葉ですが、「仕事の生産性が高い」とはどのような意味なのかをご存知でしょうか？

「仕事の出来る人」=「仕事の生産性が高い人」となるわけなのですが、どのようにして仕事の生産性を上げているのかというところに、疑問を感じる方が多いと思います。

「仕事の生産性が高い人」が頭の中で考えている中身を見ていきたいと思います。

仕事は分解して作業すべき

仕事を分解するという考えかた

あなたが何かに取り組むためには、まず目標を設定するかと思います。

そのゴールに向かって進んでいくわけですが、ただ進むだけではなく、作業を分解してから進めましょう。

分解すれば色々なことが見えてきます。まず一定の流れを区切ることで、それぞれ分解した作業に時間を割り振ることができます。そうすると、全体でかかる時間の目安がわかりやすくなります。

次に全体でかかる時間がわかれば、その中で一番時間のかかる作業をピックアップし、その作業を中心に段取りを組み立てましょう。

最後に作業の段取りを決めます。もうすでに分解されたタスクと一番時間がかかる作業が明確になっているため、目標に向けて細かなスケジュール設定ができるようになります。

この流れを常に意識することによって、業務効率がかなりアップします。

仕事を分解して作業をするメリット

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仕事が回ってきた時に、「仕事の生産性が高い人」は頭の中で、仕事を分解して考えています。

仕事を分解して行うことで、何から手をつけるべきなのかを明確にしています。

仕事を分解することで、このようなメリットがあります。

仕事の作業スピードが上がる
リスクヘッジを考えることができる
効率よく仕事ができる

1.に関しては、仕事を分解することによって、一つ一つの作業内容が軽くなります。そうすると、一度に流れで全ての作業をこなすのではなく、一つずつの作業を順番に片付けていくことができます。また作業ごとに優先すべき処理が明確になりスピーディーな仕事ができます。

2.に関して、仕事を分解して作業を始めると、細かな部分でのリスクヘッジを考えることができます。仕事を分解することによってその作業に対する目標も一つずつできます。その小さな目標まで「どこまで進んだか」、「順番か、そうでないのか」とつかみやすくなります。さらに作業の抜け漏れも見つけやすくなり、リスクヘッジができます。

3に関して、仕事を分解するということは、目標からの逆算になります。

目標から逆算することで、いま自分が何をすべきなのか、優先事項が明確になります。優先事項がわかれば回り道することなく、効率よく目標に向かった作業をすることができます。