今日は“会議”についてのお話です。
私自身、今まで６年間の社会人の間何度も会議に出席しました。
そして、何度も思いました。
「どうして会議ってこんなに長いんだろう」
「今日の会議、結局なにが決まったんだっけ？」
「私、この会議に必要？」
あなたも一度や二度、そう感じたことはないですか？
『会議をしたけれど、なんで強制参加なのか分からないし、５分で決まることを２時間かける必要なんてない』というようなことをいまだに思います。
そんな会議をどうにか有意義なものにして、無駄な時間をなくせないものか…
実際に会議でもいろいろ試しながら、試行錯誤しました。
皆さんも会議で行き詰ったら、一度試してみてください。
会議を有意義にして無駄な時間を削減しよう
ゴール地点を決める
必ず会議のゴール（＝結論）を決めてから、会議を行いましょう。そうでないと、何を会議しているのかわからなくなります。何を議決する会議かを最初に参加者に明確に伝えてから、会議をしましょう。
そして一番やってはいけないのは「議題の結論を次回に持ち越す」ということです。一度の会議で、結論を出すように集中してキッチリと会議をするようにしましょう。「必ず結論を出す」とメンバー全員が意識しておけば、時間をムダにするような会議にはなりません。
タイムキーパーを立てる
会議を行う前に、今日の会議は何について行うのかが決まっていると思います。
会議の流れに沿った時間を組み立てて行います。その際、会議が１時間以内に終わるようにしましょう。長時間の会議は集中力がそがれてしまい、ダラダラと会議を続けてしまう可能性があります。進行役とタイムキーパーを必ず立てるようにしましょう。
意見がでない場合
会議において出席者から意見を求める場合があると思いますが、その場合“誰も発言してくれない”ということはありませんか？また、意見があってもずっと同じ人が発言する。指名しても「同じ意見です」という返答で会議が思うように進まない…という場面もあると思います。その対策は以下のようになります。
《少人数会議》
全員に発言を促したい場合は、白紙の紙を配布し、そこに意見を書くように指示します。
そして全員が書いたところで一人ずつ意見を言い合うようにしますが、ここで気をつけなければならないのは時間設定です。意見を考え、記入する時間を３分ほどにしましょう。
《大人数会議》
大人数で行う場合は、意見も出づらく全員が発言するのは不可能です。その場合は予め部署ごとに意見を集約しておき、その意見を会議で発言するのがよいでしょう。
議題が本題とズレてしまった時
これは会議中よく起こってしまうことです。
「そういえば、あれは・・・」この言葉から、どんどんと本題と離れていってしまうのです。こうなってしまったら、進行役の人、もしくはタイムキーパーの人が話を戻してあげます。
必ず議事録を取ろう
現在、弊社では携帯の録音機能を使い会議を録音し、その後議事録を作成しています。
もちろん、会議を同時並行で議事録を作成してもかまいません。
なぜ議事録を作成するのか、会議で決まったことと決まるまでの経過を残しておくことも大切です。もっと大切なのは、「言った」「言ってない」をなくすことでもあります。
前回の会議で決まったことが、なぜか今回の会議でも議題にあがる、覆される…そんなことがないように、しっかり議事録はとっておきましょう。そして、他の仕事で会議に出席できないメンバーがいた場合は議事録が非常に役に立ちます。
しなくてもいい会議
「今日会議かぁ～議題ある？」ということありませんか？
週に１回の会議、また月１回の会議のように“しなければいけないもの”と思っていませんか？
会議は話し合う、共有しあい方向性を決めるときに必要なもので、無理やり議題を作って時間をさいては逆に効率が悪いものになってしまいます。
思い切って、議題がなければ会議を中止するという決断も大切です。
さいごに
そんなことを考えながらも、私は率先して会議中はホワイトボードに書く役割をしていました。
なぜか…
立ったり座ったり、書いたりする動作によって眠気が襲ってこないからです！