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保存版!Googleカレンダーを効率よく便利に活用する8つの知恵

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はじめに

私はGoogleカレンダーを活用し始めて約6年になりますが、今ではGoogleカレンダーなしに仕事をこなすなんて考えられなくなりました。

毎朝起床後に真っ先にチェックするのが習慣になっているので、もはや体の一部となっています。

Googleカレンダーは無料であるにも関わらず、さまざまな機能によって多種多様な人にとって使いやすいようにカスタマイズが可能です。Googleカレンダーはかなり進化しており、作業効率化、タスク漏れの減少、共有等、利便性が高くなっている部分が多いと感じています。

しかしながら、その機能を使いこなせているユーザーは少ないのが現状です。

スケジュール管理は社会人の基本スキルだと思っていますが、ITが発展する現代において私はアンチ手帳派です(あくまで主観です)。

もちろんすべての点においてGoogleカレンダーが優れているというわけではありません。手帳には手帳の良さがあります(特に個人で活動されている方にとって)。ただ、周りに使いこなせている人が少なかったので、この記事を書こうと思いました。今回は社会人の方向けに書きます。

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Googleカレンダーを効率よく便利に活用する8つの知恵

Googleカレンダーの重要機能

私の主観ですが、スケジュール管理において特に重要なのは

  • 予定を忘れないこと
    • メインカレンダーの用途を決める
    • サブカレンダーを作成する

  • タスクを忘れないこと
    • タスクはサブカレンダーで管理する

  • 習慣をつくること
    • 繰返し用カレンダーを作成する

  • 共有する
    • 共有設定を行う
    • スケジュールに招待する

だと思っています。そしてこれらを実現するツールがGoogleカレンダーにはあります。項目別に紹介していきます。

① メインカレンダーの用途を決める

スクリーンショット-2016-05-12-16.39.38

メインカレンダーとはGooleカレンダーを作成した際にはじめに設定されているカレンダーのことです。

Googleカレンダーを使いこなし、体の一部にするためには1日1つの予定というよりは、時間ごとのスケジュールを定める事にあると思っています。

○時から○時の間に○○する

といった形で、1日の流れが出来れば都度悩まず1日を効率的に動けると思います。

社会人であれば、仕事用に設定するのが好ましいでしょう。メインカレンダーの名称は自分の名前でいいと思います。

② サブカレンダーを作成する

次にサブカレンダーを作成します。サブカレンダーは誰とも共有しないスケジュールを書いたり、自分のタスクを書いたりするのに使います。

誰かとカレンダーを共有した際にプライベートが全表示されないためにプライベート用を作成したりします。

作り方

1.新しいカレンダーをつくる

Google カレンダー画面左メニューにある「▼ マイカレンダー」右隣の[▼]をクリックすると[新しいカレンダーを作成]という欄が出るのでクリック。

スクリーンショット-2016-05-12-17.31.06

2.カレンダーの情報の設定

「新しいカレンダーの作成」画面が出たらカレンダー名や必要に応じて必要な箇所を入力し[カレンダーを作成]をクリック。

スクリーンショット-2016-05-12-17.43.02

3. 新しいカレンダーの作成が完了

「▼ マイカレンダー」に作成したカレンダーが表示されている事を確認します。

スクリーンショット-2016-05-12-17.46.30

以上でサブカレンダーの完成です。

③ タスク管理はサブカレンダーで行う

サブカレンダーの活用方法として、特にお勧めしたいのが、

自分のタスク管理を「サブカレンダーで行う」

ということです。

日々の業務でいろいろなタスクを振り当てられると思うのですが、振り当てられたタイミングで、いつやるのかすぐにスケジュール張に書き込むのです。

そうすれば、その日になればスケジュールを見る事となるのでタスク漏れが少なくなります。また、その日の都合が悪い場合も、翌日にタスクをずらしたり出来るので、安心です。

私は朝に自分がその中にやらなけらばならないタスクを全部Googleカレンダーに書き込みます。もちろんスケジュールがずれる事はありますが、タスク漏れすることはありません。

④ 習慣を作ること

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毎月繰り返される業務、毎日行いたい習慣など、定期的に予定に組み込みたい場合、習慣専用のサブカレンダーを作ることをお勧めします。私は習慣カレンダーと呼んでいます。

例えば、「朝活を行う、日記を書く、月間報告書を作成する、クライアントに一斉メール配信する」等、定期的に行いたい内容は習慣カレンダーで記入し、Googleカレンダーの機能である「繰り返し」にチェックし、いつどのように繰り返したいのか選択します。

毎月決まった曜日や日付のルーティン業務のタスク漏れのリスクを軽減するとともに、日々充実した社会人生活を送るためのリズムを形成することができます。なかなか手帳だとむずかしい習慣作りを簡単に実現することが出来ます。

⑤ 共有する

Googleカレンダーを利用している人同士であれば、カレンダーをタイムリーに共有することが出来ます。チームでプロジェクトを進行する際などは、どこに誰がいるのか簡単にわかるので、とても便利です。

⑥ スケジュールチェックは朝一番に行おう

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1日の満足度は、スケジュールチェックおよびスケジュール立ては何時に行うかによって1日の充実度が変わってきます。もし、あなたも朝一番にスケジュール立てを行ったことがあればわかるとおもいます。その1日がとても充実した日になることを。

朝スケジュールを立てると得られる利点

  • 今日の予定にあった服装を選ぶことが出来る
  • 今日中にやらなければならないことを予定に組み込める
  • 忘れ物などが発生しずらくなる
  • 1日が充実する
  • 暇な時間はあらかじめ予定を入れることが出来る(友人をご飯に誘うなど)。

といったようにメリットは多々あります。

⑦ スマホ連動なら「さいすけ」がおすすめ

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さいすけ」は昔からあるスマホ専用のスケジュール張ですが、サポート面が充実しており、日々機能が改善されています。以前は同時に4つ以上の予定が同一の時刻にはいると、一部見れない予定がでてしまい、不便に感じておりましたが、サポートセンターに改善依頼を出したところ、2週間ほどのでバージョンアップされ、今ではかなり複数の予定が同時表示されるようになりました。

私はiPhoneで「さいすけ」を使っているのですが、縦向きの際は今日の予定、横向けの際は習慣予定が表示されるようになっており、小さい画面でも十分に機能を発揮します。

さまざまなカレンダーアプリがあるため、Googleカレンダーと同期できればいいのですが、さいすけを友人からおすすめされて使って以降はその他に乗り換える事ができなくなってしまいました(便利すぎるため)。お試し版もあったと思いますが、有料でも一回ぽっきりの支出ですので、おすすめです。

ちなみに、GoogleカレンダーはiCalとも同期でき、iPhoneで使用する際に同期している方も多いと思います。また、iPhoneでオンラインでカレンダーを表示している方もおられるかと思いますが、是非一度「さいすけ」をお試しください(さいすけの営業マンではないですが・・)。

さいすけ

https://www.saysoftware.net/saisuke_i/SaiSukeTop_J.html

⑧ Googleカレンダーを制する者が人生を制する

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人生とは1日1日の積み重ねであり、1日の満足度の総和が大きいほど良い人生だと言えると思います。また、高い目標を実現させるためには中長期的な予定を立てて実行することが大切ですが、Googleカレンダーに長期目標も落とし込むことで夢の達成率さえもかわっていくのではないかと思っています。スケジュール管理を制する者が人生を制するのではないでしょうか。

ただ、もちろん時と場合によります。フラッっと気ままに過ごしたいとき、クリエイティブに物事を考える時間を制限なく作りたいときなどはあえてスケジュールを立てないことも必要かもしれません。ただ、それもスケジュールといえばスケジュールです。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

毎日計画や戦略がないまま、日々をなんとなくすごくよりも、朝一番に計画や戦略を立てて、効率よくタスクを処理し、クリエイティブな時間や成長機会を増やして過ごすほうが人生がもっと楽しくなって、誇れる自分になれると思いませんか?

スケジュール張、カレンダーアプリなど、多種多様な管理ツールはあります。ぜひこの記事の内容を参考にしていただき、自分にあった自己管理をしていただけたら幸いです。では。

You only live once.(人生一度きり!)

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